Condizioni di partecipazione

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1. Organizzatore
KAROM Sp. z o.o.
ul. Marianki 35A, 05-530 Góra Kalwaria

UFFICIO DEGLI ORGANIZZATORI DELLA FIERA:
ul. Na Skarpie 4, 05-530 Czersk
tel./fax +48 (22) 757 00 67
e-mail: targi@forcamp.pl

2. Luogo della fiera
Centrum Targowo – Kongresowe MT Polska
ul. Marsa 56c, Warszawa, Polska

3. Data della fiera
23-24 ottobre 2010
Ore d’apertura: 10:00-21:00

4. Domanda di partecipazione
La domanda di partecipazione può essere presentata utilizzando esclusivamente la SCHEDA DI PARTECIPAZIONE, correttamente compilata, timbrata e firmata dalla persona autorizzata a firmare i contratti. La domanda di partecipazione può riferirsi soltanto alla ditta che domanda la sua partecipazione. L’originale bisogna mandare via posta tradizionale all’indirizzo dell’organizzatore. Le domande saranno esaminate secondo il loro arrivo e accettate fino al 31 maggio 2010. Le domande pervenute dopo la data stabilita, saranno esaminate in dipendenza dai posti espositori disponibili. La superficie d’esposizione minima prenotata è di 12 m².

5. Conferma di partecipazione – stipula del contratto
L’invio della Scheda di Partecipazione e il successivo rilascio, in base ad essa, la conferma di partecipazione e di prenotazione della superficie d’esposizione, avranno valenza di stipula del contratto fra l’Espositore e l’organizzatore. Le presenti Condizioni di Partecipazione fanno parte integrante del contratto. La conferma di partecipazione e di prenotazione della superficie d’esposizione avverrà per iscritto e sarà riferita soltanto alla ditta presentante la domanda di partecipazione. All’Espositore è vietato di cedere i suoi diritti, risultanti dal contratto stipulato, in favore dei terzi. L’organizzatore (dopo la stipula del contratto) si riserva il diritto di cambiare localizzazione dei singoli posti d’esposizione, prendendo in considerazione l’ubicazione di entrate, uscite oppure i passaggi. L’organizzatore si riserva il diritto di recedere dal contratto in caso di mancato pagamento delle somme dovute dal titolo di partecipazione nella Fiera, entro il termine stabilito nel comma 8, privando contemporaneamente l’Espositore da ogni diritto di rivendicare qualunque pretesa a questo titolo.

5.1. Prenotazione della superficie d’esposizione
La prenotazione della superficie d’esposizione avviene in base al MODULO 1 (Scheda di Partecipazione), correttamente compilato e inviato. L’ubicazione della superficie d’esposizione dipende dall’assortimento della merce presentata. Le richieste dell’Espositore, relative all’ubicazione della superficie d’esposizione, saranno soddisfate in dipendenza dalle possibilità in disposizione.

Organizzatore si impegna a fare tutto quanto possibile per garantire il successo della Fiera e a gestirla secondo i migliori standard.

6. Rinuncia alla partecipazione
L’Espositore ha il diritto di annullare la sua domanda di partecipazione prima della scadenza del termine di pagamento della fattura pro-forma. L’Espositore che dovesse recede dal contratto stipulato dopo la scadenza del termine di pagamento della fattura pro-forma, è impegnato a pagare l’intero valore della fattura pro-forma, come pure altri costi insorsi durante la realizzazione del contratto. Il suddetto impegno rimane valido anche nel caso di assegnazione della superficie d’esposizione a un altro Espositore.

7. Costi di partecipazione
Tassa di registrazione – 155* EUR, comprende:
- registrazione ufficiale al catalogo della fiera;
- tessera di riconoscimento per gli Espositori, una per ogni 5 m iniziati della superficie d’esposizione riservata, la quale autorizza ad entrare gratuitamente in territorio della Fiera;
- inviti per visitatori.

La tassa di registrazione è obbligatoria per ogni Espositore e non viene rimborsata in caso di rinuncia alla partecipazione.

Il prezzo di noleggio della superficie d’esposizione è di:
65* EUR per 1 m² della superficie d’esposizione al coperto (in capannone) – prezzo di base.
Noleggiando una superficie più grande si può ottenere
i significativi sconti.

Superficie d’esposizione:
– superficie all’angolo (aperta da due lati) – il minimo disponibile è da 12 m² –
il pagamento supplementare: 10% al prezzo di base
– superficie frontale (aperta da tre lati) – il minimo disponibile è da 24 m² – il prezzo supplementare: 15% al prezzo di base
– superficie all’isola (aperta da quattro lati) – il minimo disponibile è da 60 m² - il prezzo supplementare: 20% al prezzo di base

L’Espositore ha la possibilità di ordinare all’organizzatore di costruire lo stand standard al prezzo 30* EUR/m2 oppure standard plus al prezzo 45* EUR/m2. Le informazioni dettagliate sono presentate nel modulo 2 (Ordine della costruzione di uno stand).

* Attenzione: I prezzi indicati non comprendono IVA di 22%.

Il prezzo di noleggio della superficie d’esposizione comprende:
– noleggio della superficie d’esposizione
– partecipazione alla superficie funzionale comune (superficie totale d’esposizione, diminuita della superficie utile degli stands)
– pulizia dei passaggi e dei corridoi (L’Espositore è responsabile per la pulizia degli stands)
– sorveglianza della Fiera
– protezione antincendio per l’intero periodo (cominciando dall’inizio di costruzione degli stands, fino al termine di loro smontaggio)
– la decorazione generale del terreno della Fiera
– l’illuminazione generale del terreno della Fiera durante l’evento (cominciando dall’inizio di costruzione degli stands, fino al termine di loro smontaggio)
– campagna d’informazione e pubblicitaria della Fiera

8. Condizioni di pagamento
Dopo aver ricevuto la conferma ufficiale di partecipazione e di prenotazione della superficie d’esposizione, bisogna effettuare il pagamento sotto la forma di un prelievo sul conto bancario dell’organizzatore, in base alle fatture pro-forma ricevute. Il pagamento per la costruzione dello stand (comma 7) dovrà essere effettuato entro il 16 aprile 2010 oppure entro il termine indicato sulla fattura pro-forma. Il pagamento per la superficie d’esposizione dovrà essere effettuato a due rate:
– prima rata: 60% del totale lordo entro l’14 màggio 2010 oppure entro il termine indicato sulla fattura pro-forma
– seconda rata: 40% del totale lordo entro il 16 luglio 2010 oppure entro il termine indicato sulla fattura pro-forma.
Il pagamento per le attrezzature supplementari e per altri servizi supplementari dovrà effettuarsi sul conto dell’organizzatore, prima dell’apertura della fiera ed entro il 16 luglio 2010 oppure entro il termine indicato sulla fattura pro-forma. Il pagamento effettuato entro i termini stabiliti è la condizione indispensabile per la formalizzazione contrattuale dell’ordine. Immediatamente dopo aver ricevuto i pagamenti risultanti dalle fatture pro-forma, l’organizzatore rilascerà le fatture IVA. Entro 7 giorni dal termine della Fiera, l’organizzatore rilascerà all’Espositore una fattura per l’attrezzatura supplementare oppure per altri servizi supplementari, ordinati durante l’installazione e o nel corso della Fiera.

Farà fede come data di pagamento effettuato quella dell’avvenuto accredito delle somme sul conto bancario dell’organizzatore da parte della banca.

9. Progettazione e costruzione degli stands

9.1. Stand costruito dall’organizzatore

9.1.1. Stand standard oppure standard plus
L’organizzatore si impegna a mandare all’Espositore, per accettazione, la proposta di progetto dello stand. Il progetto dello stand comprende componenti della costruzione ordinati dall’Espositore con utilizzo del MODULO 2 (Ordine della costruzione di uno stand). Nel caso di ordinare dall’Espositore di attrezzatura supplementare - MODULO 6 (Catalogo Dell’attrezzamento Supplementare) Catalogo dell’attrezzamento supplementare), la proposta di costruzione dello stand sarà completata degli elementi supplementari dell’attrezzatura, in conformità all’ordine. La mancanza delle osservazioni, relative alla proposta inviata, entro 7 giorni dalla data di sua ricevuta, equivale all’approvazione del progetto. L’organizzatore esegue soltanto un solo progetto.
Nel caso di ordinare la costruzione dello stand standard plus, l’Espositore ha la possibilità di scegliere un colore delle pareti fra i seguenti sei: bianco, giallo, azzurro, verde, rosso bruno, grigio. Il colore delle pareti viene scelto in base al campionario della BECKERS nel sistema NCS. Il colore deve essere definito nel MODULO 2 (Ordine della costruzione di uno stand).

ATTENZIONE: NEL CASO DI MANCANZA DI INDICAZIONE DEL COLORE, LE PARETI SARANNO VERNICIATE IN BIANCO.

Modificazioni e cambiamenti del progetto, presentate dall’Espositore dopo i sette giorni dalla data di ricevimento della proposta, saranno realizzati, per quanto possibile per le ragioni tecniche e organizzative, dietro il pagamento stabilito separatamente.

9.1.2. Stand individuale
L’organizzatore può eseguire lo stand secondo il progetto individuale fornito dall’Espositore oppure realizzare un progetto in base alla domanda specifica. L’Organizzatore presenterà all’Espositore per accettazione il preventivo per i relativi servizi.

9.1.3. L’organizzatore aggraverà l’Espositore dei costi supplementari in caso di rinuncia dell’attrezzatura supplementare ordinata ed anche a titolo dei danni avvenuti durante l’utilizzo improprio dello stand da parte dell’Espositore.

9.2 Stand costruito dall’Espositore
9.2.1. Nel caso in cui la superficie d’esposizione noleggiata venisse organizzata dall’Espositore stesso, al prezzo di nolo della superficie verrà aggiunto il pagamento per l’allacciamento all’impianto elettrico (presa di potenza fino a 3 kW) di 50 EUR + IVA. L’Espositore ha la possibilità di aumentare la presa di potenza, definendo i kW necessari nel MODULO 2 (Ordine Della Costruzione Di Uno Stand).
9.2.2. L’Espositore è obbligato a mandare all’organizzatore per accettazione il progetto dello stand entro il 16 luglio 2010, insieme alla documentazione tecnica.

10. Sorveglianza
10.1. L’organizzatore garantisce la sorveglianza, il monitoraggio e la protezione della Fiera durante le ore notturne. L’organizzatore non è responsabile per i beni smarriti durante l’evento, a meno che l’Espositore non avesse comprato il servizio supplementare “Protezione personale”.

11. Catalogo della fiera
11.1. L’iscrizione ufficiale al catalogo della Fiera comprende il recapito telefonico, l’indirizzo e le informazioni generali relative alla ditta, nella lingua polacca e straniera – al massimo 750 caratteri + un emblema grafico in bianco-nero. Questi dati devono essere forniti in forma elettronica all’ufficio dell’organizzatore entro il 16 luglio 2010. Nel caso questi fossero forniti nella forma dattiloscritta, l’organizzatore non è responsabile per eventuali errori. L’organizzatore non traduce in lingua straniera i testi mandati. Nel caso in cui le suddette informazioni non venissero entro il termine stabilito, l’organizzatore si riserva il diritto di mettere nel catalogo soltanto i dati relativi al telefono e all’indirizzo, indicati nella Scheda di Partecipazione.

11.2. L’Espositore è pienamente responsabile per il testo dell’iscrizione e degli annunci pubblicitari. L’organizzatore non è responsabile di eventuali reclami relativi ad essi avanzati da terzi.

12. Riserve
Come prevalenti sono sempre considerate le norme e i regolamenti giuridici del paese, in cui ha il luogo l’evento. Nel caso in cui la Fiera venisse annullata per le ragioni di forza maggiore, l’organizzatore non è responsabile per nessun danno o perdite, subite a quel titolo dall’Espositore. Come forza maggiore le Parti convengono nel definirla in caso di: terremoto, diluvio, uragani, nevicate fuori norma, bufere di neve e tutti altri casi di eventi naturali ed anche le operazioni di guerra oppure attacchi terroristici, oppure una minaccia ufficializzata di essi. Nel caso di inadempimento da parte dell’Espositore di tutte le formalità richieste oppure dei termini, l’organizzatore non è responsabile per le difficoltà organizzative derivanti di tale situazione. L’Espositore è obbligato a rispettare le norme vigenti di legge comunitaria dell’Unione Europea (norme del Comunità Europea) e le norme di legge della Repubblica di Polonia.

13. Decisioni finali
I reclami relativi alla costruzione e ai servizi supplementari devono essere presentati per iscritto all’organizzatore durante lo svolgimento della Fiera, per poter provare la loro fondatezza. Gli altri reclami sollevati dall’Espositore nei confronti dell’organizzatore devono essere presentati entro 14 giorni di calendario dalla data di chiusura della Fiera. Dopo il termine sopra indicato non sarà preso in considerazione alcun reclamo. Le parti si obbligano a risolvere tutte le controversie eventualmente derivanti dal presente contratto in modo amichevole extragiudiziale oppure davanti al Tribunale Economico di Varsavia. L’Espositore dichiara di rilasciare il suo consenso per ricevere le informazioni dall’organizzatore per via elettronica, ai sensi di legge del 18 luglio 2002 sulla prestazione di servizi via internet.