Warunki uczestnictwa

1. Organizator
KAROM Sp. z o.o.

Biuro organizacji targów
ul. Na Skarpie 4, 05-530 Czersk
tel./fax +48 (22) 757 00 67
kom. 0 512 45 88 20, 0 508 08 34 80
e-mail: targi@forcamp.pl

2. Miejsce targów
Centrum Targowo-Kongresowe MT Polska,
ul. Marsa 56 c, Warszawa, Polska

3. Termin targów
22-23 października 2011 r.
Godziny otwarcia Targów: 10:00-18:00

4. Zgłoszenie uczestnictwa
Zgłoszenie uczestnictwa następuje wyłącznie na Karcie Zgłoszenia Uczestnictwa poprawnie wypełnionej, podstemplowanej i podpisanej przez osobę upoważnioną do podpisywania umów. Zgłoszenie uczestnictwa w Targach może dotyczyć wyłącznie firmy zgłaszającej. Oryginał należy przesłać pocztą pod adres:

KAROM Sp z o.o.
ul. Na Skarpie 4, 05-530 Czersk

Zgłoszenia będą rozpatrywane w kolejności nadsyłania. Minimalna wielkość zamawianej powierzchni wystawienniczej wynosi 12 m2.

5. Potwierdzenie uczestnictwa - zawarcie umowy
Przesłanie wypełnionej Karty Zgłoszenia Uczestnictwa i wystawienie na jej podstawie potwierdzenia uczestnictwa i rezerwacji powierzchni wystawienniczej oznacza zawarcie umowy pomiędzy Wystawcą a organizatorem. Załącznikiem do umowy są niniejsze Warunki Uczestnictwa. Potwierdzenie uczestnictwa i rezerwacji powierzchni wystawienniczej będzie dokonane na piśmie i dotyczy wyłącznie firmy zgłaszającej. Wystawca nie może przenosić praw wynikających z zawartej umowy na osoby trzecie. Organizator może dokonać (po zawarciu umowy) zmian w lokalizacji poszczególnych stoisk, w usytuowaniu wejść, wyjść lub przejść. Organizator zastrzega sobie prawo odstąpienia od zawartej umowy w przypadku braku wpływu należności z tytułu udziału w Targach w terminie określonym w pkt. 8, równocześnie pozbawiając Wystawcę prawa dochodzenia jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu.

5.1. Rezerwacja powierzchni wystawienniczej
Rezerwacja powierzchni wystawienniczej następuje na podstawie wypełnionego i przesłanego formularza 1. Usytuowanie powierzchni wystawienniczej jest zależne od prezentowanego asortymentu. Życzenia Wystawcy, dotyczące lokalizacji powierzchni wystawienniczej, będą spełniane przez organizatora w miarę posiadanych możliwości.

Organizator zobowiązuje się dołożyć wszelkich starań, aby zapewnić powodzenie Targom i przeprowadzić je według najwyższych standardów.

6. Anulowanie uczestnictwa
Wystawca ma prawo anulować swoje zgłoszenie przed upływem terminu płatności faktury proforma. Wystawca odstępujący od zawartej umowy po upływie terminu płatności faktury proforma, zobowiązany jest do zapłaty w całości wartości faktury proforma, jak też innych kosztów powstałych w czasie realizacji umowy. Powyższe zobowiązanie pozostaje w mocy nawet w wypadku przydzielenia powierzchni wystawienniczej innemu Wystawcy.

7. Koszty uczestnictwa
Opłata rejestracyjna – 155* EUR – płatna wraz z wysłaniem zgłoszenia (w PLN po średnim kursie NBP z dnia wpłaty). Zgłoszenie jest ważne po zaksięgowaniu wpłaty na koncie organizatora.
Opłata rejestracyjna obejmuje:
– oficjalny wpis do katalogu targowego
– identyfikatory dla wystawców upoważniające do bezpłatnego
wejścia na teren Targów: po jednym na każde rozpoczęte 5 m
powierzchni
– zaproszenia dla odwiedzających

Opłata rejestracyjna jest obowiązkowa dla każdego Wystawcy i nie
podlega zwrotowi w przypadku anulowania uczestnictwa.

Cena wynajmu powierzchni wystawienniczej wynosi:
65* EUR za 1 m2 powierzchni wystawienniczej krytej (w hali) - cena podstawowa (płatne w PLN w przeliczeniu po średnim kursie NBP z dnia wystawienia faktury proforma).
UWAGA! Przy wynajęciu powierzchni powyżej 50 m2 stosujemy znaczne rabaty.

Powierzchnia wystawiennicza:
– powierzchnia narożna (z dwóch stron otwarta) dostępna jest
od 12 m2 - dopłata 10% do ceny podstawowej
– powierzchnia czołowa (z trzech stron otwarta) dostępna jest
od 24 m2 - dopłata 15% do ceny podstawowej
– powierzchnia wyspowa (z czterech stron otwarta) dostępna jest
od 60 m2 - dopłata 20% do ceny podstawowej

Wystawca ma możliwość zamówienia u organizatora budowy stoiska w standardzie w cenie 30* EUR/m2 lub w standardzie plus w cenie 45* EUR/m2. Szczegółowe informacje znajdują się w formularzu 2.

* Uwaga: Podane ceny nie zawierają 23% podatku VAT.

Cena wynajmu powierzchni wystawienniczej obejmuje
– wynajęcie powierzchni wystawienniczej
– udział we wspólnej użytkowej powierzchni (ogólna powierzchnia
wystawiennicza pomniejszona o powierzchnię użytkową stoisk)
– utrzymanie czystości przejść i korytarzy (Wystawca jest odpowiedzialny za utrzymanie czystości stoiska)
– dozór nad Targami
– ochronę przeciwpożarową przez cały okres (począwszy od rozpoczęcia montażu do zakończenia demontażu stoisk)
– ogólną dekorację terenów Targowych
– ogólne oświetlenie terenów Targowych w czasie trwania imprezy
(od rozpoczęcia montażu do zakończenia demontażu stoisk)
– kampanię informacyjną i reklamę Targów

8. Warunki płatności
Po otrzymaniu oficjalnego potwierdzenia uczestnictwa i rezerwacji powierzchni wystawienniczej należy uiścić opłatę w formie przelewu na konto organizatora na podstawie otrzymanych faktur proforma.

Płatności za budowę stoiska oraz za dodatkowe wyposażenie oraz inne usługi dodatkowe (pkt. 7) należy dokonać w terminie określonym w fakturze proforma.
Warunkiem realizacji zamówienia jest terminowe uregulowanie należności. Niezwłocznie po otrzymaniu wpłat wynikających z faktur proforma organizator wystawi faktury VAT. Organizator wystawi Wystawcy w ciągu 7 dni od zakończenia Targów fakturę za wyposażenie lub inne usługi dodatkowe zamawiane w czasie montażu i trwania targów.

Za termin dokonania wpłaty uważa się datę uznania na koncie organizatora.

9. Projekty i budowa stoisk

9.1 Stoisko budowane przez organizatora

9.1.1. Stoisko standardowe lub w standardzie plus
Organizator zobowiązuje się przesłać Wystawcy propozycję projektu budowy stoiska do akceptacji. Projekt stoiska obejmuje elementy zabudowy zamówionej przez Wystawcę zawartej w formularzu 2. W przypadku zamówienia przez Wystawcę dodatkowego wyposażenia, propozycja projektu budowy stoiska zostanie uzupełniona o dodatkowe elementy wyposażenia zgodnie z zamówieniem. Brak uwag do przesłanej propozycji w terminie 7 dni od daty jej otrzymania, traktowany jest jako aprobata projektu. Organizator wykonuje tylko jeden projekt.
W przypadku zamówienia budowy stoiska w standardzie plus, Wystawca ma możliwość wyboru jednego koloru ścian stoiska spośród 6: białego, żółtego, niebieskiego, zielonego, bordowego, szarego. Kolor ścian dobiera się na podstawie wzornika firmy BECKERS w systemie NCS. Kolor wymaga określenia w formularzu 2.

UWAGA: W PRZYPADKU NIE OKREŚLENIA KOLORU, ŚCIANY ZOSTANĄ POMALOWANE NA KOLOR BIAŁY.

Zmiany i przeróbki projektu zgłoszone przez Wystawcę po upływie 7 dni od daty jego otrzymania będą realizowane w miarę możliwości technicznych i organizacyjnych wg cen uzgodnionych indywidualnie.

9.1.2. Stoisko indywidualne
Organizator może wykonać stoisko według indywidualnego projektu dostarczonego przez Wystawcę lub wykonać jego projekt na specjalne zamówienie. Organizator przedstawi Wystawcy kosztorys wykonania usług do akceptacji.

9.1.3. Organizator obciąży Wystawcę dodatkowymi kosztami
w przypadku rezygnacji z zamówionego dodatkowego wyposażenia,
a także z tytułu zniszczeń powstałych w czasie niewłaściwego
użytkowania stoiska przez Wystawcę.

9.2 Stoisko budowane przez Wystawcę
9.2.1. W przypadku, gdy zabudowa wynajętej powierzchni wystawienniczej wykonywana jest staraniem Wystawcy, do ceny wynajęcia powierzchni doliczana jest opłata za podłączenie do
instalacji elektrycznej (pobór mocy do 3 kW) w cenie 50 EUR+VAT.
Wystawca ma możliwość zwiększenia poboru mocy określając ilość kW
na formularzu 2.

9.2.2. Wystawca zobowiązany jest przesłać projekt stoiska wraz
z dokumentacją techniczną.

10. Ochrona
10.1. Organizator zapewnia dozór, monitoring i ochronę targów w godzinach nocnych. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zaginione mienie w czasie trwania imprezy, chyba że, wystawca wykupi dodatkową usługę: „Ochrona osobista”.

11. Katalog targowy
11.1. Oficjalny wpis do Katalogu Targowego obejmuje dane teleadresowe oraz informację podstawową o firmie w języku polskim i obcym: razem maks. 750 znaków + biało-czarne logo. Dane te należy
dostarczyć w formie elektronicznej do biura organizatora do 15 lipca 2010 r. W przypadku dostarczenia treści w formie maszynopisu,
organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne błędy.
Organizator nie tłumaczy nadesłanych tekstów na język obcy. W przypadku nie dostarczenia w terminie w/w informacji, organizator
zastrzega sobie prawo do zamieszczenia w katalogu jedynie danych
teleadresowych z Karty Zgłoszenia Uczestnictwa.

11.2. Wystawca w pełni odpowiada za treść wpisu oraz ogłoszeń
reklamowych. Ewentualne roszczenia nie mogą obciążać organizatora.

12. Zastrzeżenia
Przepisy i regulacje prawne kraju, w którym odbywa się impreza mają zawsze pierwszeństwo. Jeśli Targi zostaną anulowane z powodu działania siły wyższej, organizator nie odpowiada za żadne straty lub szkody poniesione z tego powodu przez Wystawcę. Pod pojęciem siły wyższej Strony rozumieją trzęsienie ziemi, powódź, huragan, nadmierne opady deszczu, śnieżyce oraz wszystkie inne przypadki zjawisk naturalnych oraz także działania wojenne lub ataki terrorystyczne lub uzasadnione zagrożenie atakami terrorystycznymi. W przypadku nie dopełnienia przez Wystawcę wszystkich formalności lub nie dotrzymania terminów, organizator nie ponosi odpowiedzialności za wynikłe z tego powodu trudności organizacyjne. Wystawca powinien respektować obowiązujące przepisy prawa wspólnotowego Unii Europejskiej (przepisy Wspólnoty Europejskiej) i przepisy prawa Rzeczypospolitej Polskiej.

13. Postanowienia końcowe
Roszczenia dotyczące zabudowy oraz usług dodatkowych muszą
być zgłoszone na piśmie organizatorowi w trakcie trwania Targów, aby
ich zasadność mogła być sprawdzona. Pozostałe roszczenia zgłaszane
przez Wystawcę wobec organizatora powinny być zgłoszone w ciągu
14 dni kalendarzowych od daty zamknięcia Targów. Po upływie tego
terminu żadne roszczenia nie będą uwzględniane. Wszelkie spory
mogące wyniknąć z tytułu niniejszej umowy strony będą starały się
rozstrzygnąć polubownie lub przez Sąd Gospodarczy w Warszawie.
Wystawca oświadcza, iż wyraża zgodę na otrzymywanie od organizatora informacji drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług internetowych.

Warszawa, 2011 r.